Für vie­le Unter­neh­men ist der Ein­satz von digi­ta­len Assis­ten­ten eng mit den The­men Kun­den­ser­vice und Lead­ge­ne­rie­rung ver­bun­den. Doch genau­so gut eig­nen sich Chat­bots in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on. Hier sind 10 Vor­tei­le, die zei­gen, war­um sich ein Chat­bot für Sie und Ihre Mitarbeiter*innen lohnt.

Chat­bot für inter­ne Kommunikation

Wie fin­det ein Chat­bot in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on Anwendung?

Die in der Ein­lei­tung genann­ten Bei­spie­le zei­gen bereits, dass der Ein­satz von Chat­bots in der inter­nen Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on viel­sei­tig ist und nicht auf ein bestimm­tes The­men­ge­biet begrenzt sein muss. Im Fol­gen­den haben wir des­halb eine Über­sicht für mög­li­che Anwen­dungs­fäl­le zusammengestellt.

1. Ein Chat­bot spart Zeit und stei­gert die Effizienz

Der Ein­satz von Chat­bots in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on sorgt für eine erheb­li­che Zeit­er­spar­nis und Stei­ge­rung der Effi­zi­enz. Mitarbeiter*innen müs­sen nicht mehr ewig im Intra­net oder auf dem PC-Lauf­werk nach einer Ant­wort auf ihre Fra­ge suchen, son­dern kön­nen ein­fach den Chat­bot fra­gen, der sofort eine Ant­wort gibt.

2. Ein Chat­bot ent­las­tet Mitarbeiter*innen

Häu­fig gestell­te Fra­gen (“Wie kann ich mein Pass­wort ändern?”, “Wo fin­de ich das Unter­neh­mens­lo­go in hoher Auf­lö­sung?”) wer­den ganz ein­fach von einem Chat­bot beant­wor­tet. Dadurch wer­den auch die Mitarbeiter*innen, die nor­ma­ler­wei­se in der Posi­ti­on sind, wie­der­keh­ren­de Fra­gen der Kolleg*innen zu beant­wor­ten, ent­las­tet und kön­nen sich wich­ti­ge­ren The­men widmen.

3. Ein Chat­bot lie­fert die kor­rek­ten Informationen

Ein Chat­bot muss nur ein­ma­lig mit den rich­ti­gen Daten ver­sorgt wer­den, danach kann er die­se Infor­ma­tio­nen jeder­zeit schnell und kor­rekt bereit­stel­len. Im Gegen­satz zum mensch­li­chen Gegen­über schlei­chen sich somit kei­ne unbe­ab­sich­tig­ten Halb­wahr­hei­ten oder unge­nau­en Anga­ben ein.

4. Kei­ne unan­ge­neh­men Fra­gen mehr

“Wie bean­tra­ge ich Eltern­zeit?”, “Ich habe mei­nen Mit­ar­bei­ter­aus­weis ver­lo­ren, was nun?”, “Wel­che Stel­len sind intern aus­ge­schrie­ben?” – Chat­bots beant­wor­ten auch die Fra­gen, die man nicht unbe­dingt den Kolleg*innen oder den Vor­ge­setz­ten stel­len möch­te. Mitarbeiter*innen haben dank des vir­tu­el­len Assis­ten­ten trotz­dem einen ver­trau­ens­vol­len Ansprech­part­ner, was zur Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit beiträgt.

5. Chat­bots sind Push- und Pull-Medi­um zugleich

E-Mails sind ein Push-Medi­um – Nach­rich­ten und Infor­ma­tio­nen wer­den den Mitarbeiter*innen mit­ge­teilt. Das Intra­net hin­ge­gen ist ein Pull-Medi­um – Mit­ar­bei­ter suchen gezielt selbst nach Infor­ma­tio­nen und erhal­ten Ant­wor­ten. Ein Chat­bot ist sowohl Push- als auch Pull-Medi­um. Einer­seits las­sen sich über den digi­ta­len Assis­ten­ten Infor­ma­tio­nen an die Mitarbeiter*innen streu­en, ande­rer­seits lie­fert er bei Bedarf Ant­wor­ten zu allen rele­van­ten The­men. Ein Chat­bot ver­eint somit die Vor­tei­le von E-Mails und Intra­net in einem Tool.

6. Inte­gra­ti­on in bestehen­de Unter­neh­mens­soft­ware und Intranet

Ein Chat­bot kön­nen über­all dort ein­ge­setzt wer­den, wo es um Kom­mu­ni­ka­ti­on geht. Zum Bei­spiel im Intra­net, in bestehen­der Unter­neh­mens­soft­ware oder als indi­vi­du­el­ler Chat in Micro­soft Teams bzw. ande­ren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­len.  Mitarbeiter*innen kön­nen den digi­ta­len Assis­ten­ten so von der gewohn­ten Ober­flä­che aus benut­zen und müs­sen nicht zwi­schen ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen wechseln.

7. Ver­net­zung von Kolleg*innen 

Chat­bots kön­nen Mitarbeiter*innen auf ver­schie­de­ne Arten mit­ein­an­der ver­net­zen. Einer­seits kön­nen über einen Chat­bot schnell Tele­fon­num­mern oder E-Mail-Adres­sen von Kolleg*innen abge­fragt wer­den. Ande­rer­seits kann im Chat­bot eine Wei­ter­lei­tung akti­viert wer­den. Die­se ermög­licht es, spe­zi­fi­sche Pro­ble­me und Fra­gen, bei denen der Bot nicht wei­ter­hel­fen kann, direkt per Mail an den zustän­di­gen Kon­takt im Unter­neh­men zu sen­den. Dies sorgt eben­falls für eine Zeit­er­spar­nis, da die Mail nicht hän­disch ver­fasst wer­den muss.

8. Ein Chat­bot lernt von selbst

Durch maschi­nel­les Ler­nen sind Chat­bots in der Lage, selb­stän­dig aus Erfah­rung zu ler­nen. Das bedeu­tet kon­kret, je häu­fi­ger der Bot benutzt wird, umso bes­ser wird er und so genau­er kann er in Zukunft Aus­kunft geben. 

9. Abtei­lungs­über­grei­fen­des Wissen 

Ein Chat­bot kann von meh­re­ren Per­so­nen gleich­zei­tig bear­bei­tet und gepflegt wer­den. Dafür kön­nen den betref­fen­den Per­so­nen ver­schie­de­ne Bear­bei­tungs­rech­te in der Chat­bot-Soft­ware ein­ge­räumt wer­den, die dann für ihr jewei­li­ges The­men­ge­biet pas­sen­de Ant­wor­ten im Sys­tem hin­ter­le­gen. Dadurch wird der Chat­bot zur zen­tra­len Anlauf­stel­le für alle The­men, die die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on betreffen.

10. Chat­bots sind für alle Bran­chen geeignet

Nicht in jedem Unter­neh­men sit­zen Mitarbeiter*innen am Com­pu­ter und kön­nen auf das Intra­net zur Suche von Infor­ma­tio­nen zugrei­fen. Ein Chat­bot hin­ge­gen kann ganz ein­fach vom Smart­pho­ne auf­ge­ru­fen wer­den und ist somit in allen Bran­chen bzw. Indus­trien ein­setz­bar. Die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit einem Chat­bot ermög­licht also auch Mitarbeiter*innen, die nicht im Büro tätig sind, schnell Ant­wor­ten auf Fra­gen zu erlan­gen,  bes­ser ver­netzt zu sein und pro­duk­ti­ver zu arbeiten.

Fazit: Chat­bots als neu­er Kanal für Unternehmenskommunikation

Wie Sie sehen, löst ein Chat­bot für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on vie­le Pro­ble­me im Unter­neh­men und sorgt für eine Ver­bes­se­rung des Arbeits­kli­mas, einen schnel­len Infor­ma­ti­ons­aus­tausch und eine Stei­ge­rung der Effi­zi­enz. Immer mehr Unter­neh­men haben die Vor­tei­le bereits erkannt und set­zen Chat­bots fir­men­in­tern ein. In Zukunft wird also kaum ein Unter­neh­men um einen digi­ta­len Assis­ten­ten zur Unter­stüt­zung der inter­nen Pro­zes­se her­um­kom­men. Damit Sie die­sen Zug nicht ver­pas­sen, unter­stüt­zen wir Sie gern bei der Umset­zung Ihres Chat­bot Pro­jekts. Spre­chen Sie uns dafür ein­fach an oder tes­ten Sie unse­re Chat­bot-Platt­form Kiko jeder­zeit kos­ten­los aus!


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