Vie­le Men­schen ver­bin­den mit Behör­den­gän­gen einen hohen zeit­li­chen und büro­kra­ti­schen Auf­wand. Ämter stel­len für nahe­zu jedes Anlie­gen For­mu­la­re, Anträ­ge und Doku­men­te zur Ver­fü­gung, die teil­wei­se sehr kom­plex oder nicht ein­deu­tig for­mu­liert sind. Die Viel­falt an Form­blät­tern kann schnell ver­wir­rend sein und den Besuch beim orts­an­säs­si­gen Amt erschwe­ren. Gleich­zei­tig sind Sach­be­ar­bei­ter natür­lich bestrebt, die Anlie­gen zu Zufrie­den­heit der Bür­ger zu klä­ren. Auf­grund von ver­schie­de­nen Umstän­den kommt es beim Behör­den­be­such häu­fi­ger zu län­ge­ren War­te­zei­ten. Eini­ge Ver­wal­tun­gen bie­ten ihre Diens­te bereits über ver­schie­de­ne Online-Ange­bo­te an. Vie­ler­orts sind die digi­ta­len Tools jedoch noch unzu­läng­lich, ent­hal­ten ein­ge­schränk­te Funk­tio­nen oder sind wenig benutzerfreundlich.

Als Soft­ware­her­stel­ler sind wir bestrebt, Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Hil­fe von digi­ta­len Tech­no­lo­gien zu erleich­tern. Unser Chat­bot-Sys­tem Kiko eig­net sich dabei beson­ders für den Anwen­dungs­fall in grö­ße­ren Unter­neh­men oder Behör­den. Wir zei­gen Ihnen, wie Sie For­mu­la­re durch den Ein­satz eines Chat­bots ganz ein­fach erset­zen und somit die Usa­bi­li­ty für Ihre Nut­zer erheb­lich ver­bes­sern können. 

Indi­vi­du­el­le Hil­fe­stel­lung im Self-Service 

Seit neu­es­tem steht den Nut­zern unse­rer Chat­bot-Platt­form Kiko ein digi­ta­les Hel­pcen­ter zur Ver­fü­gung. Die Ser­vice-Web­site ent­hält alle nöti­gen Infor­ma­tio­nen, um einen Chat­bot im Con­tent Manage­ment Sys­tem auf­zu­bau­en und indi­vi­du­ell zu gestal­ten. Damit bie­ten wir unse­ren Kun­den eine schnel­le, unkom­pli­zier­te Hil­fe­stel­lung. Das Hel­pcen­ter ent­hält ein aus­führ­li­ches Hand­buch zur Nut­zung des Con­tent Manage­ment Sys­tems sowie Beschrei­bun­gen zur Chat­bot-Tech­no­lo­gie selbst. Nut­zer mit gerin­ge­ren Anwen­d­er­kennt­nis­sen bekom­men so einen umfas­sen­den Ein­blick in die The­ma­tik. Die Ser­vice-Web­site bie­tet dar­über hin­aus zahl­rei­che Tuto­ri­als und Anlei­tun­gen, um einen Chat­bot auf­zu­bau­en, zu gestal­ten und zu ver­öf­fent­li­chen. Mit Hil­fe der Beschrei­bun­gen kön­nen Nut­zer ihren Chat­bot so ganz ein­fach selbst edi­tie­ren und testen. 

Im Kiko Hel­pcen­ter fin­den Sie eine detail­lier­te Anlei­tung
zur Erstel­lung eines Chat­bots als Ersatz für ein Webformular.

Slot-Fil­ling leicht gemacht: Das Fea­ture für Web-Formulare

Wer kennt es nicht: Beim Aus­fül­len eines Online-For­mu­lars ver­schwin­den die sorg­sam ein­ge­pfleg­ten Daten plötz­lich auf­grund eines klei­nen Klick­feh­lers oder nach Bestä­ti­gung der Daten­ein­ga­be. Die erfrag­ten Infor­ma­tio­nen sind undeut­lich for­mu­liert und man weiß nicht, was ein­ge­tra­gen wer­den muss. Oder aber lan­ge Drop-Down-Lis­te erschwe­ren die Suche nach der kor­rek­ten Daten­an­ga­be. Obwohl Web­for­mu­la­re das Aus­fül­len von Anträ­gen, Doku­men­ten oder Erklä­run­gen eigent­lich erleich­tern sol­len, stel­len sie ihre Nut­zer manch­mal vor unge­ahn­te Hür­den. Genau an die­ser Stel­le kann ein Chat­bot opti­ma­le Abhil­fe schaf­fen und die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Nut­zer und Insti­tu­ti­on schnell und effek­tiv abwi­ckeln. Die digi­ta­le Hil­fe­stel­lung beim Aus­fül­len von For­mu­la­ren spart Zeit und mini­miert Missverständnisse. 

Unse­re Platt­form, über wel­che sich die Chat­bots steu­ern und edi­tie­ren las­sen, erhält lau­fend neue Updates und inno­va­ti­ve Fea­tures. Auf die­se Wei­se wird der Funk­ti­ons­um­fang des Con­tent Manage­ment Sys­tems ste­tig erwei­tert. Seit Kur­zem steht den Nut­zern die Slot-Fil­ling-Opti­on zur Ver­fü­gung. Durch das Hin­zu­fü­gen die­ser Aus­wahl­funk­ti­on hilft der Chat­bot beim Aus­fül­len (“Slot-Fil­ling”) von For­mu­la­ren durch Abfra­ge not­wen­di­ger Parameter. 

Ein Ser­vice-Chat­bot ver­bes­sert das Nutzererlebnis

In der neben­ste­hen­den Dar­stel­lung ist eine Bei­spiel-Kon­ver­sa­ti­on zur Anmel­dung einer Hun­de­steu­er zu sehen.
Der Chat­bot star­tet eine Abfra­ge und der Nut­zer kann intui­tiv dar­auf ant­wor­te­ten. Durch die struk­tu­rier­te Befra­gung kön­nen kei­ne Anga­ben ver­ges­sen wer­den. Bei Unklar­hei­ten besteht für den Anwen­der die direk­te Mög­lich­keit, nach­zu­ha­ken. Nach der Durch­füh­rung lei­tet der Chat­bot die Anga­ben an den zustän­di­gen Sach­be­ar­bei­ter wei­ter. Der Mit­ar­bei­ter erhält eine
E-Mail mit ein­heit­lich gene­ra­li­sier­ten Ant­wor­ten und kann die­se direkt wei­ter bearbeiten.

Ein Slot-Fil­ling-Chat­bot ist eine schnel­le und effek­ti­ve Lösung zur Ver­ar­bei­tung von Infor­ma­tio­nen und Daten. Durch ein Online-Ange­bot die­ser Art erspa­ren sich Bür­ger den Gang in die Behör­de oder das Aus­har­ren in Tele­fon-War­te­schlei­fen. Durch die Inte­gra­ti­on eines Chat­bots stei­gern sie nicht nur die Nut­zer-Zufrie­den­heit, son­dern ver­mei­den zusätz­li­chen büro­kra­ti­schen Aufwand.

Möch­ten auch Sie Ihre Ver­wal­tungs­leis­tun­gen digi­ta­li­sie­ren?
Unser Chat­bot Kiko lie­fert 24/7 ein­heit­li­che, geprüf­te und rich­ti­ge Ant­wor­ten auf Bür­ger­an­fra­gen und beschleu­nigt eine Viel­zahl von Verwaltungsprozessen.