Chat­bots lösen For­mu­la­re in der digi­ta­len Ver­wal­tung ab.

Wis­sen Sie, was die jähr­li­che Steu­er­erklä­rung, der neue Han­dy­ver­trag und das Anmel­den beim Ein­woh­ner­mel­de­amt gemein­sam haben? Genau – For­mu­la­re, For­mu­la­re, For­mu­la­re. Mit­un­ter sei­ten­lang, wer­den die ver­schie­dens­ten Infor­ma­tio­nen abge­fragt. Lässt dabei auf­grund der hohen Anzahl an Fra­gen die Kon­zen­tra­ti­on nach, schlei­chen sich beim Aus­fül­len Feh­ler ein und machen im schlimms­ten Fall das For­mu­lar zur wei­te­ren Bear­bei­tung unbrauchbar.
Wie kann nun ein Chat­bot Ihre digi­ta­le Behör­de unterstützen?

• Der Ein­satz eines Chat­bots beschleu­nigt Verwaltungsprozesse.
• Er steht bei Rück­fra­gen jeder­zeit zur Verfügung.
• Ein Chat­bot ersetzt müh­se­li­ges Aus­fül­len durch ein­fach zu ver­ste­hen­de Dialoge.

Es gibt Chan­cen und Risi­ken für eine digi­ta­li­sier­te Verwaltung
Unter­neh­men als auch Behör­den haben in den letz­ten Jah­ren im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung bestehen­de Pro­zes­se ana­ly­siert und weit­ge­hend digi­ta­li­siert. Vie­les, was in der Ver­gan­gen­heit sta­pel­wei­se Papier benö­tig­te, kann nun ein­fach im Inter­net oder auf Self Ser­vice Platt­for­men erle­digt wer­den. Die Daten wer­den maschi­nell wei­ter­ver­ar­bei­tet und beschleu­ni­gen die ver­schie­de­nen Anlie­gen. Nur die For­mu­la­re, die sind geblie­ben. So heißt es noch immer: Tip­pe hier, kli­cke da, check dies. In Bezug auf digi­ta­le Behör­den ist das Pro­blem der Feh­ler­an­fäl­lig­keit, gera­de bei umfang­rei­chen Abfra­gen, nach wie vor ein Fak­tor, wel­cher vie­le Bür­ge­rin­nen und Bür­ger vor Her­aus­for­de­run­gen stellt. Unter Umstän­den sogar so sehr, dass das Anlie­gen gar nicht wei­ter behan­delt wird. Die beson­de­ren geo­gra­phi­schen Umstän­de von öffent­li­chen Ein­rich­tun­gen sind ein wei­te­rer Grund, wes­halb vir­tu­el­len Pro­zes­sen im Umfeld digi­ta­li­sier­ter Ver­wal­tung genaue Beach­tung geschenkt wer­den sollte.
Inte­grie­ren Sie Chat­bots in Ihre digi­ta­le Verwaltung
Die Digi­ta­li­sie­rung von for­ma­len Ange­le­gen­heit stellt einen gro­ßen Mehr­wert für Nut­ze­rin­nen und Nut­zer dar. Der Gang zum Ver­wal­tungs­ge­bäu­de wird durch den Auf­ruf der Web­sei­te vom hei­mi­schen Sofa ersetzt. Jedoch kann die tech­no­lo­gi­sche Hür­de von digi­ta­len Behör­den für man­che noch ein Pro­blem dar­stel­len und der Auf­bau von For­mu­lar-Web­sei­ten oder die inhalt­li­che Abfra­ge als unüber­sicht­lich emp­fun­den wer­den. Der Ein­satz eines Chat­bots bei der Digi­ta­li­sie­rung einer Ver­wal­tung stei­gert in die­sem Fall die Ver­ständ­lich­keit. Er bie­tet Hil­fe­stel­lung bei Fra­gen, hält Zusatz­in­for­ma­tio­nen bereit, gibt Aus­kunft über Fris­ten oder nennt Tele­fon­num­mern für even­tu­el­le Rück­fra­gen. Durch die per­sön­li­che Dia­log­ge­stal­tung ver­mit­telt ein Chat­bot das Gefühl einer indi­vi­du­el­len Bera­tung und führt bei­spiels­wei­se sinn­voll durch einen Antragsprozess.

So erhal­ten Sie Ihren ers­ten Bot

For­mu­la­re mit Chat­bots ablö­sen und Ihre Behör­de noch digi­ta­ler gestalten
Chat­bots kön­nen noch mehr und hel­fen ger­ne. Anstatt Kun­den ein nüch­ter­nes For­mu­lar von oben bis unten nach den Anwei­sun­gen kor­rekt aus­fül­len zu las­sen, bie­ten Chat­bots die Mög­lich­keit, den Pro­zess Ihrer digi­ta­len Ver­wal­tung noch ein­fa­che­rer, per­sön­li­cher und schnel­ler zu gestal­ten. Der vir­tu­el­le Assis­tent kom­mu­ni­ziert mit den Nut­ze­rin­nen und Nut­zern in einem authen­ti­schen Dia­log und erfragt die für den Antrag rele­van­ten Infor­ma­tio­nen. Auf even­tu­el­le Rück­fra­gen ant­wor­tet der Chat­bot in sekun­den­schnel­le und fährt anschlie­ßend mit der Befra­gung fort. Kei­ne unüber­sicht­li­che Web­sei­te, kein Über­for­dert-Sein mit unzäh­li­gen Fel­dern zum Aus­fül­len. Durch die ein­fach zu ver­ste­hen­de Spra­che und die ein­fa­che Struk­tur der Abfra­gen wird die Erfolgs­quo­te des Pro­zes­ses deut­lich gestei­gert. Der Chat­bot ver­wer­tet die Ein­ga­ben und erstellt im Anschluss das fer­tig aus­ge­füll­te For­mu­lar für die End­nut­zer. Je nach Pro­zess kann er die­ses sogar an die ent­spre­chen­de Stel­le wei­ter­lei­ten oder in einem druck­ba­ren For­mat ausgeben.

Digi­ta­le Ver­wal­tung mit einem Chat­bot von 1000°
Ein Chat­bot ist ein Mehr­wert für eine Viel­zahl an Ver­wal­tungs­pro­zes­sen und Kun­den­an­lie­gen. Las­sen Sie sich indi­vi­du­ell bera­ten und nut­zen Sie unser Workshopangebot.

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