Wissen Sie, was die jährliche Steuererklärung, der neue Handyvertrag und das Anmelden beim Einwohnermeldeamt gemeinsam haben? Genau – Formulare, Formulare, Formulare. Mitunter seitenlang, werden die verschiedensten Informationen abgefragt. Lässt dabei aufgrund der hohen Anzahl an Fragen die Konzentration nach, schleichen sich beim Ausfüllen Fehler ein und machen im schlimmsten Fall das Formular zur weiteren Bearbeitung unbrauchbar.
Wie kann nun ein Chatbot Ihre digitale Behörde unterstützen?
- Der Einsatz eines Chatbots beschleunigt Verwaltungsprozesse.
- Er steht bei Rückfragen jederzeit zur Verfügung.
- Ein Chatbot ersetzt mühseliges Ausfüllen durch einfach zu verstehende Dialoge.
Es gibt Chancen und Risiken für eine digitalisierte Verwaltung
Unternehmen als auch Behörden haben in den letzten Jahren im Zuge der Digitalisierung bestehende Prozesse analysiert und weitgehend digitalisiert. Vieles, was in der Vergangenheit stapelweise Papier benötigte, kann nun einfach im Internet oder auf Self Service Plattformen erledigt werden. Die Daten werden maschinell weiterverarbeitet und beschleunigen die verschiedenen Anliegen. Nur die Formulare, die sind geblieben. So heißt es noch immer: Tippe hier, klicke da, check dies. In Bezug auf digitale Behörden ist das Problem der Fehleranfälligkeit, gerade bei umfangreichen Abfragen, nach wie vor ein Faktor, welcher viele Bürgerinnen und Bürger vor Herausforderungen stellt. Unter Umständen sogar so sehr, dass das Anliegen gar nicht weiter behandelt wird. Die besonderen geographischen Umstände von öffentlichen Einrichtungen sind ein weiterer Grund, weshalb virtuellen Prozessen im Umfeld digitalisierter Verwaltung genaue Beachtung geschenkt werden sollte.
Integrieren Sie Chatbots in Ihre digitale Verwaltung
Die Digitalisierung von formalen Angelegenheit stellt einen großen Mehrwert für Nutzerinnen und Nutzer dar. Der Gang zum Verwaltungsgebäude wird durch den Aufruf der Webseite vom heimischen Sofa ersetzt. Jedoch kann die technologische Hürde von digitalen Behörden für manche noch ein Problem darstellen und der Aufbau von Formular-Webseiten oder die inhaltliche Abfrage als unübersichtlich empfunden werden. Der Einsatz eines Chatbots bei der Digitalisierung einer Verwaltung steigert in diesem Fall die Verständlichkeit. Er bietet Hilfestellung bei Fragen, hält Zusatzinformationen bereit, gibt Auskunft über Fristen oder nennt Telefonnummern für eventuelle Rückfragen. Durch die persönliche Dialoggestaltung vermittelt ein Chatbot das Gefühl einer individuellen Beratung und führt beispielsweise sinnvoll durch einen Antragsprozess.
So erhalten Sie Ihren ersten Bot
Formulare mit Chatbots ablösen und Ihre Behörde noch digitaler gestalten
Digitale Verwaltung mit einem Chatbot von 1000°
Ein Chatbot ist ein Mehrwert für eine Vielzahl an Verwaltungsprozessen und Kundenanliegen. Lassen Sie sich individuell beraten und nutzen Sie unser Workshopangebot.